Der scheinbare Widerspruch
Ein Kunde verlangt Löschung, gleichzeitig müssen Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. Beides gilt – nebeneinander.
Die Auflösung: Das Konto und die nicht mehr benötigten Daten werden gelöscht, die Rechnungen bleiben mit eingeschränkter Verarbeitung erhalten. Sie werden nicht mehr genutzt, nur noch aufbewahrt, bis die Frist abläuft.
Übliche Fristen
| Daten | Übliche Dauer | Grund |
|---|---|---|
| Rechnungen, Buchungsbelege | 10 Jahre | Handels- und Steuerrecht |
| Vertragsdaten | bis Vertragsende plus Verjährung | Ansprüche |
| Server-Logs mit IP | Tage bis wenige Wochen | Betrieb und Sicherheit |
| Konto ohne Nutzung | nach Ankündigung löschen | Zweck entfallen |
| Bewerbungen | wenige Monate nach Absage | Nachweis bei Ansprüchen |
Technisch umsetzen
- Automatisch statt manuell: eine zeitgesteuerte Aufgabe, die abgelaufene Daten entfernt, ist zuverlässiger als ein Termin im Kalender.
- Sicherungen mitdenken: Gelöschte Daten leben in alten Sicherungen weiter. Das ist zulässig, solange die Sicherungen selbst eine Frist haben und nicht durchsucht werden.
- Protokolle kurz halten: Die Aufbewahrungsdauer der Logs ist je App einstellbar – kürzer ist fast immer richtig.
Häufige Fragen
Muss ich Daten aus Sicherungen löschen?
In der Regel nicht einzeln. Üblich ist, dass Sicherungen eine feste Aufbewahrungsdauer haben und die Daten damit von selbst verschwinden. Dokumentiere diesen Umgang.
Was heißt „eingeschränkte Verarbeitung“?
Die Daten bleiben gespeichert, werden aber nicht mehr für den ursprünglichen Zweck genutzt – etwa eine Rechnung, die nur noch für die Steuerprüfung existiert.