Das Problem
§ 203 StGB und die Berufsordnung verlangen, dass Dienstleister, die Zugang zu Mandantendaten haben können, verpflichtet werden. Gleichzeitig will niemand Akten auf Servern haben, deren Betreiber einer fremden Rechtsordnung mit Herausgabepflichten unterliegt.
Dazu kommen lange Aufbewahrungsfristen: Handakten müssen Jahre aufbewahrt werden, und zwar lesbar. Ein Hoster, der in zwei Jahren nicht mehr existiert, ist ein Problem, das man vorher bedenkt.
Was hier dafür da ist
- Deutscher Vertragspartner und deutscher Serverstandort – keine fremde Rechtsordnung im Spiel.
- Trennung je Team und je App, dazu ein Prüfprotokoll, das zeigt, wer wann was getan hat.
- Sicherungen mit erprobter Wiederherstellung – für Aufbewahrungspflichten ist das der entscheidende Punkt.
- Daten sind exportierbar: Datenbankabzüge und Dateien lassen sich jederzeit herunterladen, ohne Bitte an den Support.
Wo die Grenzen liegen
Keine Zertifizierung, kein zweiter Standort, keine Verschlüsselung der Platte im Ruhezustand. Für Anwendungen mit besonders hohen Anforderungen an Nachweise ist das zu wenig – dann ist ein zertifizierter Anbieter die richtige Wahl, auch wenn er teurer ist.
Häufige Fragen
Kann ich eine Kanzleisoftware hier betreiben?
Wenn sie als Webanwendung im Container läuft: technisch ja. Berufsrechtlich ist zu prüfen, ob die Verpflichtung des Dienstleisters vorliegt – das besprechen wir im Einzelfall.
Was passiert mit den Daten, wenn ich kündige?
Du exportierst sie vorher selbst; danach werden sie nach der im AVV genannten Frist gelöscht. Es gibt keine Geiselhaft für Daten.